什么是正式文件
公文，简称公文，是法定机关和组织在公务活动中，按照特定的文体，经过一定的处理程序，形成并使用的书面材料(包括电报，下同)。它们是传达和贯彻党和国家的方针政策、发布行政法规和规章、实施行政措施、指导和回答问题、指导、安排和协商工作、报告情况和交流经验的重要工具。以下是小编带来的官方文件。欢迎阅读。
公文概念
公文是在公务活动中形成和使用的文件，没有公务活动就没有公文。法定机关和组织以公文为基础，是实现其职能的重要手段；公文必须反映和办理公务。这就是公文书和私文书区别的本质。
公文有广义和狭义之分。广义公文的参考范围包括各种文件、电报、声明、会议文件、调查材料、记录、登记簿等。机关、团体、企业、事业单位。都是法定机关和组织在公务活动中形成和使用的具有法律效力和规范样式，必须经过一定处理程序的文件和资料。
狭义公文的引用范围包括一般公文和特殊公文。一般公文指《公文处理办法》中规定的12类13种公文，特殊公文指外事、军务、司法等机关根据部门需要使用的特殊公文。
正式文件的类型
根据不同的标准和不同的角度，公文有多种分类方式。
(1)一般文件和特殊文件。
根据公务活动的形成和作用(即根据公文的形成和使用范围)，一般公文是各级各类机关、团体、企事业单位使用的文件，如请求、报告、信函等。而特殊公文是专门用于某些专业机关、部门和业务范围的文件，如外交文件、司法文件、会议文件、军事文件等。
(2)公开文件、限制骨公开文件、内部使用文件、秘密文件、机密文件、绝密文件。
这是根据文件内容所涉及的国家秘密程度来划分的。向社会公开的文件，其内容不涉及国家秘密的，可以直接向国内外公开发布；限于国内公开文件，虽然内容不涉及国家秘密，但其内容不适合或者没有必要对外公布；内部使用的文件，其内容不涉及国家秘密，但不宜公开的，只能在本系统或者本机关内部使用；内容含有一般国家秘密的秘密文件，泄露会损害国家安全和利益；机密文件是指内容包含最重要的国家秘密，一旦泄露，国家的安全和利益将受到严重损害；绝密文件是指含有最重要国家秘密的内容，泄露会对国家安全和利益造成特别严重的损害。
(3)向上写，平行写，向下写。
由公文签发机关根据行文方向进行划分。向上书写，指向上级领导和有隶属关系的指导机关报送的公文；平行文本是指同一组织系统的同级机关或者同一组织系统的任何机关发出的公文；记下在领导和指导下发给下属机关的公文。
(4)规范性文件、领导指导文件、公开文件、演示文稿、信访文件、协商文件、证明文件。
是根据内容的性质来划分的。规范性文件是指强制性实施法律、法规规定的行为准则；领导指导性文件是指领导机关颁布政策、法规和规章的文件
根据处理时限要求进行划分。平面文件是指没有特殊时间要求，按常规处理的文件；紧急文件是指因内容重要紧急而需要优先传递和处理的文件。紧急文件是指内容非常重要和紧急，需要立即送达和处理的文件。
(6)接收和签发文件。
内脏按文献来源分。回执是指本机关收到的外部文件；发文是指本机关制作并对外发出的文件，本机关制作供内部使用的文件也叫发文。
正式文件的功能
正式文件是一种重要的工具，可以克服时间和空间的限制，有效地传递官方活动所需的信息。这个功能主要表现在以下几个方面：
(l)官方文件用于传达和执行党和国家的原则、政策和指示。
在公务活动中发挥领导和指导作用，是加强集中领导、维护政令统一、保证工作步调有序一致的有效形式。
(2)公文是下级机关请示、汇报工作、反映情况、自下而上垂直沟通的基本手段。
通过公文，可以改善情况，为领导机关决策提供依据，同时帮助及时处理问题。
(3)公文是用来发布行政法规和规章的，在国家行政管理和维护社会主义建设秩序中起着规范作用。它使国家管理活动有法可依、有章可循，从而逐步实现法制化、规范化。
(4)公文是沟通机关之间的横向联系。
它比其他形式的信息传播更准确、更权威、更具证据性。通过正式文件，各机构可以相互交流信息和协商事务，并在工作中实现协调与合作。
(5)公文政策性、理论性强，在各项事业中起到澄清事理、启发觉悟、提高认识水平的宣传教育作用，是教育干部群众的好教材。
(6)公文是社会活动的真实记录。
它确认了官方文件作者的合法身份；记录各种管理活动的性质和状态；因此，它作为一种凭证起着重要的作用。
